Günlük iş rutinlerimizin parçası haline gelen video konferanslarda uyulması gereken görgü kuralları neler? Nelere dikkat etmeliyiz? Neleri yapmaktan kaçınmalıyız? İşte tüm bunlara yanıt olabilecek nitelikte bir makale…

Video Toplantısı Görgü Kuralları

Küresel Corona salgını video toplantılarını günlük hayatın bir parçası yaptı.

Artık video konferans sadece iş toplantılarında değil, eğitimde, aile ve arkadaş toplantılarında da yaygın olarak kullanılmaya başlandı.

Her yeni teknolojide olduğu gibi insanlar bu teknolojiyi kullanırken nasıl davranmaları gerektiğini tam olarak bilmiyorlar. E-mail ve cep telefonu da hayatımıza girdiğinde benzer şekilde bocalamıştık.

Video toplantılarda uyulması gereken kurallar var. Bu kurallara uymak karşımızdakilere  saygı göstermek kadar kendi kimliğimizi doğru yansıtmak için de gerekli.

1. 1. Video konferansta kullanacağınız yazılımı (Zoom, Microsoft Teams, Google Hangout, Vidyo…) toplantıdan önce bilgisayarınıza, tabletinize veya cep telefonunuza indirin. Beş on dakikanızı ayırarak bu yazılımların temel özelliklerine hakim olun. Diğer katılımcılara saygı gereği, mikrofonu ve videoyu nasıl açıp kapatacağınızı öğrenin.
   2. Toplantıya bağlanmadan önce bağlantınızı, mikrofonunuzu ve kameranızı test edin. İnternet bağlantınız yeterince güçlü değilse cep telefonu şebekenizi kullanın. Toplantı sırasında cihazının şarjının bitmemesi için önceden önlem alın. Sesinizin cızırtılı, boğuk, yankılı çıkmadığından emin olun. Kulaklıklı  mikrofon kullanmak ses sorunlarının pek çoğunu çözebilir. Toplantıya bağlanırken mikrofonunuz kapalı, kameranız açık olsun. Mikrofonunuzu söz aldığınız zaman açın, diğerlerini dinlerken kapatın.
   3. Tıpkı e-mail ve mesaj yazışmalarında olduğu gibi bu teknoloji de insanların birbirleriyle iletişimlerinde tuhaf bir yakınlık yarattı. İnsanlar video konferanslarda birbirlerine yüz yüze görüştüklerinden daha yakın davranıyorlar. Bu sanal yakınlık insanların fazla rahat davranmalarına yol açtı. Benim katıldığım video konferanslarda kadınların da erkeklerin de saçları başları sanki yataktan yeni kalkmış gibi dağınık ve fazla doğal. Oysa video konferanslarda herkes birbirini gerçek hayatta gördüğünden daha yakın bir mesafeden görüyor. Yüz yüze görüştüğümüz zaman kimliğimizin ayrılmaz parçaları olan saçımıza, yüzümüze, giydiklerimize gösterdiğimiz özen video toplantılarda da gerekli. Eğer yaratıcı işler yapan insanların kasten yaptıkları gibi başkalarını umursamaz, protest bir algı yaratmak istemiyorsanız bu konuyu ciddiye alın. Aksi takdirde insanların zihninde pasaklı, derbeder  bir algı yaratırsınız.
   4. Toplantı başlamadan önce videoda yüzünüzün nasıl göründüğünü test edin. Uygun uzaklığı ve açıyı bulun. Kamera yüzünüzü alttan çekerse burnunuz olduğundan çok büyük görünür. Kamerayı fazla yakınlaştırırsanız yüzünüz balık gözünden görüldüğü gibi yassılaşır, deforme olur. Çok uzaklaştırırsanız, sanki toplantıyı uzaktan izliyormuşsunuz izlenimi yaratırsınız. Yüzünüzün yeterince aydınlık olmasını sağlayın ama fazla ışık da yüzünüzü aşırı beyaz ve hastalıklı gösterir. Işığa (veya pencereye) arkanızı dönerseniz yüzünüz karanlıkla kalır; izleyenler yüz hatlarınızı göremez ve rahatsız olurlar.
   5. Kamera sadece sizin yüzünüzü değil bulunduğunuz ortamın arka planı da gösterir. Arka plan tıpkı sizin yüzünüz, giyiminiz gibi sizin kimliğinizin bir parçasıdır. Çoğu konuşmacının entelektüel görünme gayretiyle yaptığı gibi arkanızda bir kitaplık olması gerekmez. Arka plandaki nesnelerin fazla dikkat çekmediği, sizi izleyenlerin dikkatinin sadece size odaklanmasını sağlayacak bir konum seçmeniz yeter. Eğer bulunduğunuz ortamda bu şartları sağlayamıyorsanız sanal arka plan kullanın. Video görüşme yazılımlarının çoğu sanal arka plan görüntüsü sağlıyor. Yazılımın sunduğu fotoğraflardan birini seçebilir ya da kendi kimliğinizi yansıtan bir fotoğraf kullanabilirsiniz. Sanal arka plan kullanmanın önemli bir faydası da kameranın arkanızda bulunan insanları göstermeden sadece sizin yüzünüzü göstermesidir. Toplantı sırasında arkanızdan insanlar gelip geçecekse bu özelliği kullanmak yerinde olabilir.
   6. Toplantıda söz aldığınız zaman, kameraya doğru ileri geri sallanmayın. Bu hareketler sizi izleyenleri son derece rahatsız eder.
   7. Video toplantıları hayatımıza yeni girdiği için pek çok insanın kameraya bakarak konuşma alışkanlığı yok. Ama bundan sonra bu teknolojiyi kullanacaksak kameraya bakarak konuşmayı öğrenmek gerekiyor. Kimse başka tarafa bakan bir insanı dinlemekten hoşlanmaz.
   8. Toplantıda eğer siz konuşmuyorsanız mikrofonunuzu kapatın. Aksi takdirde bulunduğunuz ortamdaki konuşma sesleri ve gürültü katılımcıların dikkatini dağıtır. Eğer bir zorunluluk yoksa toplantı sırasında kameranızı kapatmayın. Eğer kapatırsanız diğer katılımcılara bilgi verin.
   9. Toplantı devam ederken çıkmak istediğinizde mutlaka toplantıyı yönetene haber verin.
   10. Video toplantı sırasında sigara içmek ya da yemek yemek tamamen sizin diğer katılımcılarla ne kadar samimi olduğunuza bağlı. Eğer resmi ilişkiler içinde olduğunuz insanlarla görüşme yapıyorsanız bu konuya hassasiyet gösterin.

Yazar: Temel Aksoy